Monitorar regularmente seu desempenho de envio é vital para ter um programa de e-mail íntegro. Isso é importante principalmente se você envia e-mails diariamente, pois nunca se sabe quando surgirá um problema que pode levar a resultados ruins.

Para tirar o máximo proveito desta checklist, você precisa dos seguintes recursos:

Return Path Product Suite e relatórios:

• Return Path Platform e Inbox Monitor: entrega na caixa de entrada, entrega de spam e resultados de perda
• Relatórios e alertas da Return Path Platform e Inbox Monitor: verifique se você pode receber relatórios e alertas diários, como alertas de entregabilidade, Smart Alerts e alertas de blocklist.
• Sender Score da Return Path Platform: reclamações, spam traps, usuários desconhecidos, volume, remetente rejeitado e listas de bloqueio
• Relatório de desempenho diário da certificação: se você não fizer parte da lista de permissões da Return Path, use os relatórios e alertas da Return Path Platform e Inbox Monitor.

ESP ou fontes de dados internas:

Se você usa um ESP, pergunte ao representante da conta quais relatórios estão disponíveis e que podem ser usados diariamente para monitorar e entender seu desempenho.

• Logs de SMTP ou um relatório equivalente de código de resposta de SMTP (devolução)
• Dados de engajamento (aberturas, cliques etc.)
• Dados de cancelamento de inscrição
• dados de reclamação

Outras fontes de dados:

A Microsoft e o Google fornecem dados que podem ajudá-lo a identificar e solucionar problemas.  O registro é obrigatório. Se você usa um ESP, pergunte ao representante da sua conta se eles podem criar uma conta para você.

• Smart Network Data Services (SNDS) da Microsoft
• Como se registrar no SNDS
• Perguntas frequentes do SNDS
• Junk Mail Reporting Program (JMRP)
• Postmaster do Google
• Perguntas frequentes do Postmaster do Google
• Ciclo de Feedback de Reclamação do Google

Seus dados de envio

Os provedores de caixas de e-mail analisam seu desempenho em todos os seus IPs e domínios. Ter essas informações à mão pode ajudá-lo a detectar problemas mais rapidamente e a solucionar problemas.

• Uma lista completa dos seus endereços IP de envio
• Uma lista completa dos seus domínios de envio

Depois de configurar os recursos necessários, siga as etapas abaixo todos os dias para identificar os problemas que surgirem. Se você não envia e-mails diariamente, ainda pode seguir estas etapas para verificar seu desempenho com frequência, não importa se envia apenas algumas vezes por semana ou algumas vezes por mês.

Etapa 1: está tendo problemas de entrega?

Verifique se você tem algum problema de entrega urgente. 

Seu MTA ou ESP

• Analise as tendências da taxa de "entregue" pelo domínio receptor. A maioria dos servidores de e-mail e ESPs fornece um relatório que mostra as taxas de "entregue" para sua conta. Essas métricas geralmente estão acima de 98%. Isso se baseia nos códigos de hard bounce pelos servidores de e-mail receptores. As taxas de entregue geralmente informam que as mensagens foram aceitas para entrega. Elas não informam sobre a entrega na caixa de entrada ou a taxa de spam.
• Analise soft bounces pelo domínio receptor. Os soft bounces têm natureza temporária, mas podem indicar um problema no seu programa de e-mail relacionado à otimização baseada em reputação em determinados provedores de caixas de e-mail. Eles também podem indicar um problema técnico com um provedor de caixa de e-mail que pode causar atrasos no processamento do seu e-mail.
• Analise a sua taxa média de entrega ao longo do tempo. Observe os últimos 7 e 30 dias se você for um remetente frequente (diariamente, várias vezes por semana) ou observe as últimas 5 a 10 campanhas se enviar com pouca frequência (algumas vezes por mês). Se você observar uma queda na taxa de entrega abaixo da média, especialmente se for uma queda grande, isso pode indicar um problema. As taxas de entregue podem cair devido a um IP na blocklist (causando um bloqueio).
• Analise as tendências nas taxas de abertura e clique pelo domínio receptor. Se tiver um problema de entrega em um domínio específico, normalmente verá que as tendências de abertura e taxa de cliques caem em relação aos níveis anteriores. Concentre-se nos 5 a 10 principais domínios receptores, conforme medido pela porcentagem da sua lista de e-mails, pois eles terão o maior impacto em seus resultados.
• Analise sua taxa de cancelamento de inscrição. Você está vendo um aumento de curto prazo nas solicitações de cancelamento de inscrição ou uma tendência de aumento no longo prazo?
• Analise sua taxa de reclamações. Verifique se você está inscrito em todos os ciclos de feedback de reclamação disponíveis. Muitos ESPs o inscrevem automaticamente, mas você deve verificar com eles para ter certeza. Você está vendo um aumento de curto prazo na taxa de reclamações ou uma tendência de aumento no longo prazo?

Return Path Platform e Inbox Monitor

• Verifique seus relatórios ou alertas diários. Um relatório diário chega à sua caixa de e-mail com dados de desempenho para o(s) provedor(es) de caixa de e-mail de seu interesse. Um alerta chega à sua caixa de e-mail quase em tempo real, se houver algum problema urgente que atenda aos critérios definidos por você.
• Analise as taxas de entrega na caixa de entrada para cada mensagem enviada ao Inbox Monitor. Os dados do seu servidor de e-mail podem apenas informar sobre se o e-mail é aceito para entrega, e não a taxa de entrega na caixa de entrada. As mensagens que ainda estão sendo processadas terão um relógio acinzentado próximo à taxa de entrega na caixa de entrada.
• Como a taxa de entrega na sua caixa de entrada se compara à média de 7 e 30 dias? Ela caiu abaixo do que você esperava para esta mensagem?

Outras fontes de dados

Use essas fontes de dados junto com os dados da Return Path e do ESP para ter uma ideia mais completa do seu desempenho de envio.

• SNDS da Microsoft 

• Visualize dados relacionados aos seus padrões de envio para uma data específica (verifique se você selecionou o fuso horário correto).
• Procure por resultados de filtro amarelos e vermelhos para essa data, que informam que uma porcentagem maior de suas mensagens está recebendo um indicativo de "spam". Verde significa que uma porcentagem menor de suas mensagens está recebendo um indicativo de "spam".
• Analise os dados da Taxa de Reclamações e Spam Trap (trap) para identificar sintomas de problemas de entrega.

• Postmaster do Google: embora os dados do postmaster do Google beneficiem principalmente remetentes de alto volume, eles podem fornecer informações sobre IPs e domínios problemáticos. 

• Verifique o desempenho da sua reputação de IP e domínio ao longo de 7 e 30 dias para identificar tendências. Procure por reduções inexplicáveis de reputação e tente determinar se houve alterações em envios recentes ou campanhas enviadas que possam ter contribuído para a redução.
• Verifique outros pontos de dados, como taxa de spam, autenticação e erros de entrega, para identificar possíveis problemas de entrega.

Etapa 2: existem tendências problemáticas na reputação de envio?

Se estiver na feliz situação de não ter problemas urgentes de entrega, o próximo passo é analisar as tendências de reputação para verificar se há algum problema de entrega futuro com base na reputação.

Sender Score do Return Path Platform

• Verifique sua pontuação de reputação resumida em cada endereço IP. Uma pontuação em declínio indica que você deve dedicar algum tempo às métricas específicas que compõem a pontuação. É importante observar que pode não haver impactos imediatos na entregabilidade quando sua pontuação diminui. Abaixo estão algumas diretrizes gerais - verifique também as métricas de entregabilidade e de resposta para determinar a gravidade do problema.
• Se sua pontuação cair abaixo de 90, faça uma análise de alto nível para determinar se alguma métrica de reputação está fora do comum ou se está seguindo na direção errada.
• Se sua pontuação cair abaixo de 85, faça uma análise mais detalhada das métricas de reputação para identificar possíveis causas. É importante identificar e corrigir problemas quando eles são relativamente pequenos; caso contrário, você poderá sofrer impactos nos seus negócios se eles se tornarem maiores.
• Se sua pontuação sofrer quedas grandes e inexplicáveis de 10 pontos ou mais em um curto período, isso poderá indicar um grande problema no seu programa de e-mail. O envio não autorizado do seu IP, o envio para uma lista de supressão ou o envio para uma lista de e-mails comprada são causas comuns de grandes quedas na pontuação.
• Verifique as métricas de reputação individuais de cada endereço IP. Eles incluem:
• Taxa de reclamação. Analise a tendência geral em 7 e 30 dias. Se houver um aumento nas reclamações, o próximo passo será descobrir o que mudou. Nova fonte de dados? Maior frequência? Novos programas de envio?
• Volume. Os componentes críticos do volume são consistência no número de mensagens enviadas e na cadência. Padrões de envio erráticos, como um aumento repentino de volume, podem resultar em pontos perdidos na sua Sender Score. Se vir aumentos inesperados no volume, verifique a causa. Aumentos anormais de volume ocorrem frequentemente durante eventos especiais e feriados.
• Taxa de usuário desconhecido. A maioria dos servidores de e-mail e ESPs pode fornecer um relatório que mostra o número de mensagens devolvidas que estavam indo para "usuários desconhecidos": endereços mortos. Uma alta taxa de usuários desconhecidos (acima de 5%) é frequentemente correlacionada com problemas de entrega. No entanto, procure aumentos em usuários desconhecidos nos períodos de 7 e 30 dias, pois isso pode indicar um problema na aquisição da lista ou no processamento de devoluções.
• Spam traps.Enviar para spam traps pode indicar um problema de qualidade da lista. Embora muitos provedores de caixa de e-mail geralmente tolerem um número baixo de ocorrências de recycled spam traps, ocorrências de pristine spam traps podem causar problemas de entrega. As pristine spam traps nunca pertenceram a uma pessoa real; portanto, tê-las em sua lista pode informar os provedores de caixas de e-mail de que você não está usando métodos de consentimento de aceitação e pode estar comprando listas.
• Listas de bloqueio. Existem muitas blocklists. No entanto, apenas algumas são importantes. Se você estiver em uma blocklist, procure, nos relatórios de log do servidor de e-mail, uma referência a ela. Se encontrar muitos códigos de erro de bloqueio do SMTP que fazem referência a essa blocklist, é hora de se preocupar.

Etapa 3: as métricas da Certificação obedecem os limites do provedor de caixas de e-mail?

Se você participar do programa de Certificação da Return Path, é bom verificar o Daily Performance Report (DPR) que é enviado diretamente para sua caixa de e-mail. Você também pode acessar os dados da Certificação pelo Return Path Product Suite.

Procure os indicadores coloridos de aviso (amarelo) e fora de conformidade (vermelho). Eles podem guiar você na solução do problema.

Etapa 4: solucione os problemas que surgiram nas 3 primeiras etapas

Se não encontrar nenhuma causa imediata para preocupação, parabéns! Porém, se tiver resultados ruins, reserve um tempo para solucionar os problemas e corrigir a causa. Ao solucionar os problemas, certifique-se de usar todas as fontes de dados disponíveis. 

Return Path Platform

Inbox Monitor

• Dicas para solucionar problemas de entregabilidade do provedor de caixa de e-mail
• Inbox Monitor: visão geral da campanha
• Visão geral de detalhes da campanha do Inbox Monitor
• Inbox Optimizer

Certificação

• Quais são as métricas e limites de conformidade para Certificação de IP
• Certificação de IP: painel de IP e visão geral de tendências