A seguir, apresentamos um resumo das práticas recomendadas para enviar e-mails para usuários de e-mail da Microsoft, incluindo diretrizes de remetentes em massa, fatores de entregabilidade e envio de novos endereços IP. A implementação dessas práticas recomendadas pode melhorar sua reputação de envio e entrega na caixa de entrada, mas isso não é garantido.

Práticas recomendadas

• Incentive os destinatários a adicionar seu endereço de envio à lista de remetentes confiáveis. Os endereços de e-mail na lista do remetente seguro ignoram o filtro SmartScreen e são entregues na caixa de entrada.
• Cadastre-se no Junk Mail Reporting Program (JMRP) da Microsoft e evite que todos os reclamantes recebam e-mails futuros.
• Cadastre-se no Smart Network Data Services (SNDS) da Microsoft para solucionar problemas de entrega e problemas de reputação de envio.
• Cumpra com todos os padrões técnicos para a transmissão de e-mail, incluindo o Request for Comment RFC 2821 e RFC 2822.
• Após receber um código de resposta de erro do Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) entre 500 e 599, não tente reenviar a mensagem para esse destinatário.
• Não abra mais de 500 conexões simultâneas com servidores de e-mail da Microsoft. Não envie mais de 50 mensagens por conexão. A Microsoft pode ajustar sua conexão e taxa de transferência com base na sua reputação de envio. Monitore e ajuste seus códigos de erro SMTP para mensagens adiadas.
• Se você ver as mensagens adiadas 4xx da Microsoft, a Microsoft recomenda que você pare todo o envio desse endereço IP por pelo menos uma hora e continue a enviar em uma taxa mais lenta. Se as mensagens adiadas persistirem após retomar o envio, pare de enviar desse IP por pelo menos 24 horas.
  • Consulte códigos de erro de SMTP da Microsoft para obter mais informações relacionadas às mensagens adiadas.
  • Investigue e corrija a causa das mensagens adiadas. Veja se elas não são causadas por acesso não autorizado ao seu endereço IP.
  • Se você continuar a enviar a uma alta taxa ao ver as mensagens adiadas, isso poderá afetar negativamente sua reputação de envio, o que pode levar a uma diminuição na entrega na caixa de entrada.
• Não envie e-mail por meio de um retransmissor aberto ou servidor proxy aberto. Veja se todos os e-mails enviados dos seus servidores são autorizados.
• Não envie e-mails a partir de um endereço IP dinâmico.
• Os endereços IP devem ter registro reverso válido no Domain Name System (PTR).
• Sempre inclua URLs válidas e confiáveis no conteúdo do e-mail. Não adicione links a sites de phishing conhecidos. Veja se está claro aonde o destinatário será levado e se o destino é um site válido.
• Use o formato URL padrão. Evite usar endereços IP na URL.
• Autentique os emails usando o SPF (Sender Policy Framework), o DKIM (Domainkeys Identified Mail) e o DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance).
• Marque claramente o e-mail da marca com um endereço reconhecível para que os destinatários o identifiquem facilmente.
• Exlclua assinantes não engajados que não desejem receber seus e-mails.
• Use o cabeçalho de cancelamento de assinatura com a opção mailto: em todos os fluxos de e-mail.
  • Se não usar a opção mailto:, a Microsoft dará aos assinantes uma opção para bloquear suas futuras mensagens de e-mail.
  • O uso da opção mailto: dará ao assinante a opção de cancelar a assinatura do seu e-mail em vez de bloqueá-lo, e as mensagens futuras serão colocadas na pasta de spam. Honre imediatamente todas as solicitações de cancelamento de assinatura recebidas.
• Inclua um link de descadastro visível em todos os e-mails e honre imediatamente todas as solicitações de cancelamento. Isso deve ser feito com o uso do cabeçalho de descadastro.
• Aqueça novos endereços IP e atualize sua conta no Junk Email Reporting Program (JMRP) para receber feedback de reclamações. Novos endereços de IP usando o mesmo domínio da Return Path herdam a reputação do domínio, o que ajuda no processo de aquecimento se você tiver boa reputação de domínio.
• Envie mensagens com no máximo 25 MB.
• Não use linguagens de script no design do e-mail, como ActiveX ou JavaScript.
• Para que as mensagens não sejam marcadas como de remetente desconhecido, entre no programa de Certificação da Return Path. A lista de permissões exclusiva da Return Path que fornece à Microsoft uma lista de remetentes responsáveis com excelentes métricas de desempenho em várias categorias, como reclamações e spam traps.
• Não tente confirmar o endereço de e-mail dos destinatários sem enviar uma mensagem (mineração de namespace). A Microsoft vê esse comportamento como de um spammer tentando coletar endereços de e-mail ou um possível ataque de dicionário.
• Use métodos de consentimento de aceitação. Não compre listas nem participe de técnicas de coleta de listas em sites e redes sociais.
• Defina expectativas adequadas sobre o conteúdo e a frequência dos seus e-mails. Se possível, use um centro de preferências.
• Integre novos assinantes no seu fluxo de e-mail de marketing.
  • Novos assinantes são pessoas que optaram recentemente por receber seu e-mail e não recebiam seus e-mails de marketing anteriores.
  • Envie um e-mail de boas-vindas a todos os novos assinantes. É melhor acionar um e-mail de boas-vindas para um novo assinante assim que ele tiver aceitado. No entanto, se você enviar uma mensagem de boas-vindas em massa para vários novos assinantes ao mesmo tempo, divida o envio em pequenos lotes e envie por período, em vez de enviar todos de uma vez.
  • Se você não enviar uma mensagem de boas-vindas e apenas adicionar novos assinantes ao seu fluxo de e-mail de marketing diário normal, verifique se os novos assinantes da Microsoft não excedem 5% do total de assinantes da Microsoft em um envio específico.
    
    • Por exemplo, se você estiver enviando para 100.000 assinantes da Microsoft para uma única campanha, verifique se os novos assinantes da Microsoft não excedem 5.000. 
    • Divida suas campanhas se seus novos assinantes da Microsoft excederem 5%.
• Evite chamadas para ação excessivamente urgentes, como "Cadastre-se agora mesmo!", "Faça login agora mesmo!" e "Atualize imediatamente!". Esses termos são normalmente usados por spammers e contribuem para problemas de entregabilidade com a Microsoft. Chamadas a ação com urgência do tipo "Compre já", "Baixe nosso aplicativo", "Economize agora", "Receba um cupom", "Saiba mais" e "Compre agora mesmo" são a prática recomendada. Teste variações de chamadas para saber qual mais bem combina com seus assinantes.