Os provedores de mailbox são cautelosos com a atividade de e-mail de novos endereços IP. Os spammers frequentemente configuram novos IPs e imediatamente começam a enviar grandes volumes de e-mail.

É importante aquecer seus IPs para criar uma boa reputação de envio e melhorar suas chances de o e-mail chegar à caixa de entrada dos assinantes. Não há garantias de que não haverá dificuldades na entregabilidade no começo, mas o uso dessas práticas recomendadas ajudará você no longo prazo.

O aquecimento correto do endereço IP envolve uma lista de verificação de pré-aquecimento e a criação de uma agenda de aquecimento eficaz com base no seu programa de e-mail e na reputação de envio. Exige um monitoramento cuidadoso e deliberado do seu desempenho e, potencialmente, ajusta os volumes diários de envio, conforme necessário, com base nesse desempenho.

Para minimizar possíveis interrupções, recomendamos pedir orientação ao representante de conta do seu ESP ou da Validity antes de iniciar o aquecimento.

O que esperar

• Você terá alguns problemas de entregabilidade durante a primeira semana, enquanto o novo IP cria uma reputação de envio. Dependendo da qualidade dos assinantes e das práticas de marketing por e-mail, você poderá ter outros problemas na entregabilidade durante o processo de aquecimento.
• Se suas práticas de envio e reputação forem ruins antes do aquecimento, um novo endereço IP não melhorará a entrega na caixa de entrada na maioria dos casos.
  • Se você alcançar, historicamente, 70% da entrega na caixa de entrada na maioria dos provedores de mailbox sem não alterar suas práticas, é provável que a entrega na caixa de entrada tenha a mesma taxa quando o processo de aquecimento for concluído.
  • Talvez também haja uma diminuição da entrega na caixa de entrada devido à falta de histórico de envio no novo IP.
• Alguns provedores de mailbox entregarão uma parte do seu e-mail para a pasta de spam ou lixo eletrônico para ver se os assinantes o resgatam e o rotulam como "não spam". Assinantes que identificam o seu e-mail como "não spam" são um indicador positivo usado pelos provedores de mailbox para ver você como um remetente legítimo; por isso, é importante enviar um e-mail envolvente para as pessoas que o desejam.
• O processo de aquecimento provavelmente levará cerca de 30 dias. Pode demorar mais (ou menos) dependendo do:
• Volume de e-mails enviados
• Qualidade da lista de assinantes
• Frequência de envio

• Se você enviar e-mails diariamente, o aquecimento será mais rápido do que se você enviar semanalmente.
• Se você apressar o aquecimento ou não planejar e não administrar com cuidado, há uma boa chance de ter problemas para que seus e-mails caiam na caixa de entrada por um tempo.
• AOL, Outlook.com e Gmail geralmente precisam de um período de aquecimento mais longo.

Lista de verificação de pré-aquecimento

Antes de aquecer o endereço IP:

• Veja se o IP tem um registro de ponteiro (PTR) configurado no seu sistema de nomes de domínio (DNS) reverso.
• Registre o IP com todos os loops de feedback de reclamação do provedor de mailbox disponíveis.
• Adicione o endereço IP a uma conta SNDS (serviços de dados de rede inteligente da Microsoft) para monitorar os dados de reputação que o serviço oferece.
• Adicione o cabeçalho List-Unsubscribe ao cabeçalho dos seus e-mails. O cabeçalho List-Unsubscribe é um cabeçalho opcional que você pode incluir nas mensagens de e-mail e foi projetado para reduzir reclamações. É um método alternativo aos assinantes para cancelar a assinatura com segurança sem prejudicar a reputação de envio.
• Confirme se todos os e-mails enviados pelo novo IP foram autenticados com o DomainKeys Identified Mail (DKIM).
• Atualize seu registro do estrutura da política de remetente (SPF) com o novo IP.
• Veja se o IP não está configurado como um Open Relay. Peça ao seu provedor de serviços de e-mail (ESP) ou ao administrador de e-mail para confirmar isso.
• Veja se o processamento de rejeição foi configurado e testado e se os usuários desconhecidos foram excluídos após uma rejeição.
• Se você é membro da Certificação Validity:
• Peça para que o novo IP seja adicionado à sua conta.
• Informe a equipe de Certificação sobre o novo IP e forneça seu período para o aquecimento.
• Crie um novo perfil de monitoramento para o novo IP no Everest.
• Confirme que você está enviando para a seed list por esse IP.
• Identifique os assinantes envolvidos (os que abrem, clicam e compram) nos seguintes grupos:
• Menos de 30 dias
• 30-60 dias
• 60-90 dias
• 90-180 dias
• Mais de 180 dias  
• Limpe da lista domínios malformados, usuários desconhecidos e assinantes não conectados.

Se você também estiver alterando domínios:

• Se você estiver usando um novo domínio d= na assinatura DKIM, adicione o novo domínio ao loop de feedback de reclamações do Yahoo!
• Crie um novo registro SPF, se precisar.
• Atualize com as informações corretas o registro Whois de cada domínio. Não use serviço de privacidade de domínio.
• Crie uma conta com função abuse@ e postmaster@ para cada domínio e garanta que eles sejam monitorados.
• Adicione as contas com função abuse@ e postmaster@ a abuse.net para cada domínio.
• Crie um registro de autenticação, relatório e conformidade de mensagens (DMARC) baseado em domínio para cada novo domínio e defina a política a ser monitorada (p=nenhum).

Aquecendo um endereço IP

Use estas diretrizes gerais para que seu aquecimento de IP seja o mais tranquilo possível. A melhor maneira de começar é criando um cronograma de aquecimento com base nas suas próprias práticas de envio e de necessidades de negócios.  

• Envie o e-mail do novo IP para a seed list da do Everest durante o período de aquecimento. Você pode usar a Entrega na Caixa de Entrada para ver o progresso do aquecimento e fazer os ajustes necessários para melhorar a entrega na caixa de entrada. Talvez seja necessário ajustar os volumes de envio diários ou configurações de conexão e a taxa de transferência.
• Comece com um volume de envio baixo de 5.000 assinantes em todos os provedores de mailbox.
• Envie primeiro para os assinantes mais envolvidos e inclua gradualmente outros segmentos da lista com assinantes menos envolvidos.
• Duplique o volume de envio a cada três ou quatro dias até atingir seu volume diário máximo.
• Não force o volume apenas para atingir o limite de volume desse dia. Por exemplo, se você estiver enviando para 10.000 assinantes no quinto dia, mas seu volume de envio apenas para esse dia é de 8.500 assinantes, não se preocupe em criar outros 1.500 assinantes para compensar a diferença. Permita flutuações diárias naturais e limite o volume do dia.
• Monitore seus relatórios de rejeição e o Everest para identificar problemas na entregabilidade. Os provedores de e-mail possuem diferentes tolerâncias para aumentar o volume em um novo IP.

Se ocorrerem problemas na entregabilidade:

• Pause o envio ou reduza os volumes para que os filtros de spam se ajustem aos novos IPs.
• Pare de enviar para provedores de mailbox quando ocorrerem bloqueios de política; em seguida, solucione os problemas e corrija a causa. Retome o envio somente após o problema ter sido corrigido.
  • Para problemas com a AOL, pause o envio por pelo menos uma hora, identifique e corrija a causa. Retome o envio lentamente e monitore de perto em busca de mais problemas.
• Veja se os processos de processamento de reclamação e rejeição estão funcionando corretamente.
• Verifique se você enviou acidentalmente para:
• Uma lista de supressão
• O arquivo da lista inteira
• Um grande número de assinantes não envolvidos

Nesse caso, mantenha os volumes no nível atual por alguns dias e, em seguida, inicie o backup no plano de aquecimento original e envie-o imediatamente para os assinantes envolvidos.