Os provedores de mailbox são cautelosos com a atividade de e-mail de novos endereços IP. Os spammers frequentemente configuram novos IPs e imediatamente começam a enviar grandes volumes de e-mail.

É importante aquecer seus IPs para criar uma boa reputação de envio e melhorar suas chances de o e-mail chegar à caixa de entrada dos assinantes. Não há garantias de que não haverá dificuldades na entregabilidade no começo, mas o uso dessas práticas recomendadas ajudará você no longo prazo.

O aquecimento correto do endereço IP envolve uma lista de verificação de pré-aquecimento e a criação de uma agenda de aquecimento eficaz com base no seu programa de e-mail e na reputação de envio. Exige um monitoramento cuidadoso e deliberado do seu desempenho e, potencialmente, ajusta os volumes diários de envio, conforme necessário, com base nesse desempenho.

Para minimizar a possível interrupção nos negócios, é altamente recomendável entrar em contato com o representante de conta da ESP ou Return Path para obter orientação antes de iniciar o aquecimento.

O que esperar

• Você terá alguns problemas de entregabilidade durante a primeira semana, enquanto o novo IP cria uma reputação de envio. Dependendo da qualidade dos assinantes e das práticas de marketing por e-mail, você poderá ter outros problemas na entregabilidade durante o processo de aquecimento.
• Se suas práticas de envio e reputação forem ruins antes do aquecimento, um novo endereço IP não melhorará o posicionamento da caixa de entrada na maioria dos casos.
  • Se você alcançar, historicamente, 70% do posicionamento da caixa de entrada na maioria dos provedores de mailbox sem não alterar suas práticas, é provável que o posicionamento da caixa de entrada tenha a mesma taxa quando o processo de aquecimento for concluído.
  • Talvez também haja uma diminuição do posicionamento da caixa de entrada devido à falta de histórico de envio no novo IP.
• Alguns provedores de mailbox entregarão uma parte do seu e-mail para a pasta de spam ou lixo eletrônico para ver se os assinantes o resgatam e o rotulam como "não spam". Assinantes que identificam o seu e-mail como "não spam" são um indicador positivo usado pelos provedores de mailbox para ver você como um remetente legítimo; por isso, é importante enviar um e-mail envolvente para as pessoas que o desejam.
• O processo de aquecimento provavelmente levará cerca de 30 dias. Pode demorar mais (ou menos) dependendo do:
• Volume de e-mails enviados
• Qualidade da lista de assinantes
• Frequência de envio

• Se você enviar e-mails diariamente, o aquecimento será mais rápido do que se você enviar semanalmente.
• Se você apressar o aquecimento ou não planejar e não administrar com cuidado, há uma boa chance de ter problemas para que seus e-mails caiam na caixa de entrada por um tempo.
• AOL, Outlook.com e Gmail geralmente precisam de um período de aquecimento mais longo.

Lista de verificação de pré-aquecimento

Antes de aquecer o endereço IP:

• Veja se o IP tem um registro de ponteiro (PTR) configurado no seu sistema de nomes de domínio (DNS) reverso.
• Registre o IP com todos os loops de feedback de reclamação do provedor de mailbox disponíveis.
• Adicione o endereço IP a uma conta SNDS (serviços de dados de rede inteligente da Microsoft) para monitorar os dados de reputação que o serviço oferece.
• Adicione o cabeçalho List-Unsubscribe ao cabeçalho dos seus e-mails. O cabeçalho List-Unsubscribe é um cabeçalho opcional que você pode incluir nas mensagens de e-mail e foi projetado para reduzir reclamações. É um método alternativo aos assinantes para cancelar a assinatura com segurança sem prejudicar a reputação de envio.
• Confirme se todos os e-mails enviados pelo novo IP foram autenticados com o DomainKeys Identified Mail (DKIM).
• Atualize seu registro do estrutura da política de remetente (SPF) com o novo IP.
• Veja se o IP não está configurado como um Open Relay. Peça ao seu provedor de serviços de e-mail (ESP) ou ao administrador de e-mail para confirmar isso.
• Veja se o processamento de rejeição foi configurado e testado e se os usuários desconhecidos foram excluídos após uma rejeição.
• Se você for membro da Certificação da Return Path:
• Peça para que o novo IP seja adicionado à sua conta.
• Informe a equipe de Certificação sobre o novo IP e forneça seu período para o aquecimento.
• Adicione o novo IP à Return Path Platform.
• Confirme que você está enviando para a lista de seeds por esse IP.
• Identifique os assinantes envolvidos (os que abrem, clicam e compram) nos seguintes grupos:
• Menos de 30 dias
• 30-60 dias
• 60-90 dias
• 90-180 dias
• Mais de 180 dias  
• Limpe da lista domínios malformados, usuários desconhecidos e assinantes não conectados.

Se você também estiver alterando domínios:

• Se você estiver usando um novo domínio d= na assinatura DKIM, adicione o novo domínio ao loop de feedback de reclamações do Yahoo!
• Crie um novo registro SPF, se precisar.
• Atualize com as informações corretas o registro Whois de cada domínio. Não use serviço de privacidade de domínio.
• Crie uma conta com função abuse@ e postmaster@ para cada domínio e garanta que eles sejam monitorados.
• Adicione as contas com função abuse@ e postmaster@ a abuse.net para cada domínio.
• Crie um registro de autenticação, relatório e conformidade de mensagens (DMARC) baseado em domínio para cada novo domínio e defina a política a ser monitorada (p=nenhum).

Aquecendo um endereço IP

Use estas diretrizes gerais para que seu aquecimento de IP seja o mais tranquilo possível. A melhor maneira de começar é criando um cronograma de aquecimento com base nas suas próprias práticas de envio e de necessidades de negócios.  

• Envie o e-mail do novo IP para a lista de seeds da Return Path durante o período de aquecimento. Você pode usar o Inbox Monitor para ver o andamento do aquecimento e fazer os ajustes necessários para melhorar o posicionamento da caixa de entrada. Talvez seja necessário ajustar os volumes de envio diários ou configurações de conexão e a taxa de transferência.
• Comece com um volume de envio baixo de 5.000 assinantes em todos os provedores de mailbox.
• Envie primeiro para os assinantes mais envolvidos e inclua gradualmente outros segmentos da lista com assinantes menos envolvidos.
• Duplique o volume de envio a cada três ou quatro dias até atingir seu volume diário máximo.
• Não force o volume apenas para atingir o limite de volume desse dia. Por exemplo, se você estiver enviando para 10.000 assinantes no quinto dia, mas seu volume de envio apenas para esse dia é de 8.500 assinantes, não se preocupe em criar outros 1.500 assinantes para compensar a diferença. Permita flutuações diárias naturais e limite o volume do dia.
• Monitore seus logs de rejeição e use a Return Path Platform para identificar problemas de entregabilidade. Os provedores de e-mail possuem diferentes tolerâncias para aumentar o volume em um novo IP.

Se ocorrerem problemas na entregabilidade:

• Pause o envio ou reduza os volumes para que os filtros de spam se ajustem aos novos IPs.
• Pare de enviar para provedores de mailbox quando ocorrerem bloqueios de política; em seguida, solucione os problemas e corrija a causa. Retome o envio somente após o problema ter sido corrigido.
  • Para problemas com a AOL, pause o envio por pelo menos uma hora, identifique e corrija a causa. Retome o envio lentamente e monitore de perto em busca de mais problemas.
• Veja se os processos de processamento de reclamação e rejeição estão funcionando corretamente.
• Verifique se você enviou acidentalmente para:
• Uma lista de supressão
• O arquivo da lista inteira
• Um grande número de assinantes não envolvidos

Nesse caso, mantenha os volumes no nível atual por alguns dias e, em seguida, inicie o backup no plano de aquecimento original e envie-o imediatamente para os assinantes envolvidos.